SPASHOP.FI / SAGA TRADE FINLAND OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

Saga Trade Finland Oy

Y-tunnus 0907921-0

Osoite: Juhana Herttuan puistokatu 23, 20100 Turku
 

Tähän rekisteriin liittyvien asioiden yhteystiedot ovat:

Saga Trade Finland Oy

Osoite: Juhana Herttuan puistokatu 23, 20100 Turku
Sähköposti: privacy@sunborn.fi

2. REKISTERIN NIMI

Saga Trade Finland Oy:n asiakasrekisteri

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen liittyvien vastuiden ja velvollisuuksien hoitaminen, hallinnointi ja toteuttaminen, mukaan lukien rekisterinpitäjän tarjoaminen tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja toimitus
  • laskutus, maksujen valvonta, maksuajan myöntäminen ja perintä
  • rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden ja tuotteiden kehittäminen
  • rekisteröidyn yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, palautteen käsitteleminen, sekä mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten käsitteleminen ja selvittäminen
  • tilastointitarkoitukset asiakastiedon analysoimiseksi
  • markkinoinnin, viestinnän, uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen suuntaaminen rekisteröidylle, joka on antanut suostumuksensa näiden lähettämiseen, jossa yhteydessä rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös suoramarkkinointiin
  • asiakastyytyväisyyskyselyiden suuntaaminen rekisteröidylle
  • profilointitarkoituksissa markkinoinnin suuntaamiseksi rekisteröidylle.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa profilointia ja kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

4. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
  3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c);
  4. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen vuoksi (GDPR 6 art. 1.f);
  5. henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (GDPR 9 art. 2.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas ja käyttää rekisterinpitäjän palveluita, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

  • etu- ja sukunimi
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • osoite, postinumero, paikkakunta
  • rekisteröidyn edustama yritys tai organisaatio
  • tilausnumero
  • rekisteröidyn tuote- ja tilaustiedot, tarjous- ja hintatiedot, bonus ja alennustiedot sekä toimitus- ja laskutustiedot
  • maksun suoritus, maksutapa, velkatiedot, peruutustiedot, palautustiedot, ostohyvitystiedot, verkkopalvelussa tarvittavat tiedot sekä reklamaatiotiedot
  • y-tunnus
  • muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakasta koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja kerätään tuotteiden tilaajilta, palvelu- tai tuotetiedustelun sekä tarjouspyynnön yhteydessä  tai joka joko antaa itsestään rekisteröitynä tietoja tai, joka voi antaa rekisteröidyn puolesta tämän suostumuksen perusteella rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjälle. Rekisteröidystä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan myös rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden verkkosivujen ja verkkokaupan kautta, esimerkiksi rekisteröidyn vierailuista rekisterinpitäjän verkkosivuilla ja hänen suorittamistaan aktiviteeteista, kuten ostetuista tuotteista ja lomakkeiden täytöistä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja viranomaisrekistereistä ja muista julkisista tietolähteistä sekä verkkosivustoanalytiikkapalveluista. Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä ja rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta rekisterinpitäjän tarjoamiin palveluihin liittyen (kuten jälleenmyyjät ja palveluiden välittäjät).

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterinpitäjä poistaa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot rekisteristä välittömästi, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti vähintään viiden vuoden välein. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja viranomaisille ja vakuutusyhtiöille laillisten velvollisuuksiensa täyttämiseksi tai perustuen virallisiin lakiin perustuviin tietopyyntöihin.

Lisäksi rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita, jotka voivat olla ulkopuolisia tahoja tai rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvia yhtiöitä. Lista rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on saatavissa rekisterinpitäjältä.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.  Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

  1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitus; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan tieto siitä, kuinka pitkään henkilötietoa tullaan säilyttämään tai mikäli tämä ei ole mahdollista, tieto siitä, millä tavalla säilytysaika määräytyy; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii)  jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä itseltään, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot. (GDPR 15 art.). Edellä kohdissa (i)-(vii) luetellut perustiedot annetaan tässä dokumentissa;
  2. oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
  3. on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys (GDPR 16 art.);
  4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että jokin seuraavista perusteista täyttyy: (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaisen erityistilanteeseensa perusteella eikä käsittelylle ole tätä kumoavaa laillista perustetta, tai rekisteröity vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointitarkoituksissa; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
  5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:(i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaisen erityistilanteensa perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.)
  6. oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
  7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjälle.

Lisätietoja tietosuojasta http://www.sunborn.com/privacy